Met de introductie van ‘lean’ werken had fietsenfabrikant Koga geen enkel probleem. De medewerkers van het bedrijf zagen dat het werkte, dus draagvlak was er snel. Maar iets opstarten en het dan ook volhouden, bleken twee verschillende dingen. Na de train de trainer-cursus van Flow in Motion, lukte het hen wel. Inmiddels is 5S bij Koga de normaalste zaak van de wereld.
Zelf 5S uitvoeren
Nadat bedrijfsleider Arrie Bregman zich een aantal jaren geleden goed had ingelezen over het fenomeen lean werken, besloot hij de werkwijze toe te passen binnen zijn bedrijf. Hij koos ervoor om dat zelfstandig te doen, zonder hulp van consultants of dure bureaus. “Ik vond dat wij dat als bedrijf gewoon zelf moesten kunnen”, verklaart hij. “Na een vliegende start zagen we dat het werkte en was iedereen enthousiast. Dus ging ik ervan uit dat onze medewerkers het automatisch vol zouden houden. Dat bleek helaas niet het geval. Hoewel we wisten dat het anders en beter kon, vielen we op de één of andere manier toch steeds weer terug op onze oude manier van werken.”
Begeleid 5s uitvoeren
Uiteindelijk besloot Arrie contact op te nemen met Vincent en Michiel van Flow in Motion, die hij drie jaar eerder tijdens een congres had ontmoet. “Ze vielen me destijds op door hun inzicht en ongewone manier van presenteren. Zij wilden ons graag verder helpen, dus spraken we af dat zij in de eerste instantie iedere week een afdeling zouden aanpakken. Maar op de een of andere manier werkte dat niet”, vertelt Arrie. “Toen kwamen ze met een nieuw idee: een online ‘train de trainer-cursus’ voor alle acht afdelingshoofden binnen ons bedrijf.”
Je gaat steeds meer zien
Volgens Arrie zijn de modules zijn mooi opgebouwd. In iedere module komt een aspect van 5S aan bod, gevolgd door een opdracht voor de groep. Die opdrachten waren met name voor de afdelingen waar wordt gewerkt met mensen van de sociale werkplaats, best pittig, maar juist bij die teams was het resultaat het meest spectaculair. “Het duurde wat langer voor ze veranderden, maar toen ze eenmaal de smaak te pakken hadden, werd het voor hen echt een sport. Zij komen zelfs regelmatig met nieuwe ideeën, om het huidige proces te vervolmaken. Dat is geweldig om te zien.”
In stand houden is een essentieel onderdeel
Door de invoering van een vast evaluatiemoment in de ochtend, blijken de afdelingen het 5S werken nu wel vol te houden. “Die opvolging is echt een stukje training”, merkt Arrie. “Om ervoor te zorgen dat dit element geen sleur wordt, proberen we daarin variatie te brengen door steeds de nadruk op een ander onderwerp te leggen en elkaar continu te blijven triggeren op een positieve manier. Medewerkers vallen elkaar niet aan als er dingen op verkeerde plekken staan, maar vragen elkaar naar het waarom. Daaruit volgt vaak een oplossende discussie, waarbij iedereen actief meedenkt. Dat is mooi om te zien.”
Resultaten die tellen
Koga werkt nog niet zo lang op deze nieuwe manier, maar het resultaat begint zich nu al af te tekenen. “De productie stijgt”, zegt Arrie. “Met name op de afdelingen waar halffabricaten gemaakt worden, boeken we grootse resultaten. Daar wordt maar liefst 50 procent sneller gewerkt, terwijl mensen een minder hoge werkdruk ervaren en het foutenpercentage daalt. Dat is geweldig en dat motiveert om door te gaan.”
