Merk je dat orders blijven liggen? Dat levertijden oplopen terwijl iedereen hard werkt? Of dat er tussen processtappen meer voorraad staat dan je lief is? Dan wil je weten waar tijd verloren gaat. Niet op gevoel, maar op papier. Een VSM maken helpt je daarbij.
Hieronder lees je hoe je zelf een value stream map maakt. Praktisch en stap voor stap, zodat je een eerste current state map op de muur hebt hangen en precies ziet waar je proces stokt.
Wat is een VSM?
Een value stream map laat zien hoe één product door je organisatie stroomt, van klantvraag of order tot fysieke levering. Je brengt het volledige proces in kaart: de bewerkingen, de wachttijden, de voorraden en de informatie die nodig is om het werk aan te sturen. Daarbij kijk je door de bril van de klant. Alles wat het product dichter bij het afgesproken resultaat brengt, voegt waarde toe. Alles wat tijd kost zonder dat het product verandert, is verspilling.
Een VSM laat zien waar die tijd naartoe gaat. Je ziet hoeveel tijd er in bewerking zit en hoeveel tijd het product wacht tussen stappen. In veel processen blijkt wachten het grootste deel van de doorlooptijd te vormen.
Met een VSM wordt duidelijk waar je de grootste verbeteringen kunt realiseren: bij de stilstand van het product of de informatie , niet bij de bewerking zelf. De sleutel is om het product altijd te laten bewegen.
Value stream map maken in 6 stappen
Je begint altijd met het in kaart brengen van de huidige situatie. Dat noem je de current state. Pas als die helder op papier staat, kijk je vooruit en bepaal je wat je wilt veranderen.
Voordat je gaat tekenen, maak je eerst duidelijk waarom je deze analyse doet. Wil je de doorlooptijd verkorten? De leverbetrouwbaarheid verbeteren? Of de kwaliteit verhogen? Een scherp doel zorgt voor focus tijdens de sessie.
Bepaal daarna wat waarde betekent voor het product dat je gaat analyseren. Wat verwacht de klant precies en wanneer? Dat vormt de basis voor de keuzes die je later gaat maken.
Stel vervolgens een team samen van mensen die direct betrokken zijn bij de waarde- en informatiestroom. Denk aan productie, logistiek, planning en technische dienst. Zij kennen het proces zoals het echt loopt.
Daarna ben je klaar om volgens de onderstaande stappen de current state VSM uit te werken.
Stap 1: Teken alle processtappen
Teken alle stappen die het product doorloopt. Begin bij de laatste: het moment dat de klant het product kreeg. Werk verder van rechts naar links. Ga daarna naar beneden en weer terug met de processtappen voor het maken van het daadwerkelijke product en de levering, zodat de (waarde)stroom duidelijk zichtbaar wordt. Teken om elke stap een blok.
Betrek de mensen die dagelijks in het proces werken. Zij weten welke stappen er echt plaatsvinden en waar het proces afwijkt van hoe het op papier hoort te lopen. Zo voorkom je dat belangrijke schakels ontbreken.
Stap 2: Breng materiaal- en informatiestromen in beeld
Kijk nu wat er binnen de processtappen gebeurt en hoe de informatie van de ene stap naar de andere gaat. Volg een order vanaf binnenkomst en loop met betrokken medewerkers mee terwijl zij het proces stap voor stap laten zien. Teken dit direct in je schema. Doe dit ook voor het productieproces: loop mee met het product door het proces en werk je tekening onderweg bij.
Wordt een product ergens neergezet of blijft informatie liggen in een mailbox, wachtrij of op een bureau? Dan is dat een voorraadpunt. Teken op die plek een driehoek tussen de twee stappen. Schrijf erbij hoeveel stuks daar gemiddeld liggen. Weet je hoe lang het product daar wacht, noteer die wachttijd onder de driehoek.
Teken daarna de informatiestroom boven de processtappen. Gebruik een aparte lijn om te laten zien wie de opdracht geeft en hoe de planning loopt. Schrijf erbij wie de informatie verstuurt en wie die ontvangt.
Stap 3: Voeg data toe aan elke processtap
Teken onder elke processtap een klein vak. Daar zet je de belangrijkste gegevens in. Denk aan:
- Hoe lang één bewerking duurt (cyclustijd)
- Hoe lang omstellen duurt
- Hoeveel stuks er per dag geproduceerd worden
- Hoeveel mensen er aan die stap werken
- Hoeveel stuks er op voorraad liggen
- Bij grote afstanden de meters
Houd het simpel. Noteer alleen wat helpt om het proces te begrijpen. Gebruik echte data als je die hebt. Heb je die niet? Meet kort op de werkvloer of maak een realistische schatting en schrijf erbij dat het een schatting is.
Door cijfers toe te voegen zie je wat er echt gebeurt. Zonder data blijft het gesprek gebaseerd op meningen.
Stap 4: Maak onderscheid tussen waarde en verspilling
Bij het maken van een VSM zie je vaak direct waar het proces schuurt en komen de eerste verbeterideeën al boven water. Collega’s ontdekken wat er werkelijk gebeurt en waar werk onnodig wordt doorgeschoven. Dan hoor je opmerkingen als: “Ik zit toch al in dat systeem, ik kan dat meteen doen voor jou.” Of: “Ik kan die producten wel anders op de pallet leggen als dat voor jou makkelijker werkt.”
In een VSM-sessie die wij bij een klant begeleidden, zei iemand: “Ik breng de order naar administratie en die doet hem in de map.” Waarop iemand van de administratie zes kasten aanwees en zei: “Ik weet eigenlijk niet wat ik ermee moet. We kijken er nooit in.” In een andere sessie stond iemand dozen om te pakken van tien naar acht stuks. Een verkoper reageerde: “Dan verkoop ik ze toch gewoon in dozen van tien.” En de inkoper zei tegelijk: “Ik kan ze ook inkopen in dozen van acht.”
Dit soort momenten maken zichtbaar waar werk geen waarde toevoegt.
Stel daarom per stap één vraag: verandert deze bewerking het product in iets waarvoor de klant betaalt? Dan voegt het waarde toe. Ligt het product stil, wordt het verplaatst of wacht het op een beslissing? Dan voegt het geen directe waarde toe. Markeer dit op je VSM, bijvoorbeeld met een andere kleur voor waarde-toevoegende stappen. Zo zie je in één oogopslag waar tijd verloren gaat.
De kern is het terugdringen van voorraden en tussenvoorraden. Hoe minder het product ligt te wachten, hoe beter het proces doorstroomt.
Stap 5: Bereken de totale doorlooptijd en teken de tijdlijn
Nu breng je alles samen. Teken onderaan je VSM een lange lijn. Dit is je tijdlijn. Zet boven die lijn de bewerkingstijden van elke stap achter elkaar. Daaronder zet je de wachttijden tussen de stappen.
Tel daarna alles bij elkaar op:
- Totale bewerkingstijd
- Totale wachttijd
- Totale doorlooptijd
Nu zie je het verschil tussen werken aan het product en wachten tussen stappen. In veel processen blijkt de wachttijd groter dan de bewerkingstijd. Dat maakt duidelijk waar de grootste vertraging zit.
Je hebt nu één overzicht waarop je ziet:
- Alle stappen
- Alle voorraden
- Alle tijden
- Waar waarde ontstaat
- Waar het proces stilvalt
Dit is je current state.
Stap 6: Schets de gewenste future state en maak een verbeterplan
Pas als de huidige situatie helder is, kijk je vooruit. Kijk naar je current state map en stel simpele vragen:
- Waar zit de grootste wachttijd?
- Waar ligt onnodige voorraad?
- Welke overdracht veroorzaakt vertraging?
Teken daarnaast een vereenvoudigde versie van het proces zoals je het wél wilt laten lopen. Maak vervolgens een plan om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen.
Valkuilen bij zelf een VSM maken
Tijdens het maken van een VSM gaat het vaak mis op een paar vaste punten:
- Te veel detail
Je splitst elke kleine handeling uit. Houd het op hoofdlijnen. Een VSM laat het proces zien, geen werkinstructie. - Alleen managers aan tafel
Dan teken je hoe het proces hoort te lopen. Betrek de mensen die het werk dagelijks uitvoeren om een realistisch beeld te krijgen. - Werken met aannames
Meet hoe lang een bewerking echt duurt. Tel hoeveel stuks er tussen stappen liggen. Kijk waar het product wacht. Anders baseer je je map op aannames. - Te snel naar oplossingen springen
Noteer ideeën, maar werk eerst de huidige situatie volledig uit. Pas als de current state klopt en de future state duidelijk is, ga je verbeteren. - Alles tegelijk willen tekenen
Begin met één product of productfamilie. Breid pas uit als de eerste map staat.
VSM sessie onder begeleiding van Flow in Motion
Kom je er zelf niet uit of wil je sneller tot scherpe inzichten komen? Dan kan het helpen om je VSM sessie te laten begeleiden door Flow in Motion. Een externe begeleider bewaakt de structuur, stelt gerichte vragen en zorgt dat je bij de feiten blijft. Dat geeft tempo, duidelijkheid en vaak meer verbeterkansen dan wanneer je het zelf doet.
Wil je niet alleen een tekening maken, maar ook echt resultaat boeken? Neem dan contact op voor een begeleide VSM sessie.
