De 5S methode

Een hogere efficiency, minder fouten, meer ruimte dan is de 5S methode iets voor jou!

Bedrijven zweren erbij; het schijnt wonderen te doen. Sommige bedrijven doen het zelfs voor een tweede keer, want het resultaat mag er wezen: materiaal blijft op de juiste plek, je medewerkers werken efficiënt, effectief en je fabrieksvloer ziet er ook nog eens geweldig uit.

VOORDELEN

Wat levert het toepassen van het 5S methode nou op? Wij hanteren een lijst van zo’n 15 voordelen en dan hebben we deze lijst zo veel mogelijk ingedikt. Het is heel breed en gaat van harde meetbare zaken zoals efficiency verbetering tot een verhoging van de betrokkenheid van je medewerkers.

In praktische bewoording, klik hiervoor een uitgebreidere beschrijving van voordelen:

  • Minder zoeken
  • Vermindering van onnodige bewegingen van mens en materialen
  • Meer ruimte
  • Minder fouten en afkeur
  • Orde en netheid
  • Visueel gestructureerde werkplekken en visueel management
  • Verkorting van de doorlooptijd
  • (Vaak) binnen een dag uit te voeren
  • Meer duidelijkheid in processen

NADELEN

Elk voordeel heb z’n nadeel. Toch noemen we dat liever uitdagingen, want juist deze uitdagingen maken het proces zo interessant en uniek per bedrijf:

  • Toepassen op werkplekken die veel variatie hebben duurt langer
  • Vereist verandering van bedrijfscultuur
  • Vraagt discipline om nieuwe gewoontes aan te leren en over te dragen

Het is van belang om je bij deze lijst te realiseren dat 5S een middel om een doel te bereiken. Dus bepaal welke doelen je nastreeft. Past het binnen de lijst van voordelen? Past de filosofie achter Lean of het 5S model? Dan zou ik de 5S’en in gaan voeren. Wij hebben al meer dan 50 5S trajecten uitgevoerd en dit zijn de doelen die de vorige eigenaren, directeuren en productieleiders hadden:

  • betrokkenheid van de medewerkers vergroten
  • orde en netheid
  • structuur en rust
  • efficiency verhoging

Wat is de 5S methode

5S is een methode waarop je werkplekken binnen je bedrijf opnieuw inricht. De Mari Kondo van je werkplek, als het ware. Het resultaat is een veilige, prettige en duidelijke werkplek, met minimale verspilling en maximale efficiëntie. 5S is afkomstig uit de Lean-methode. Op een 5S-dag zet je een bepaald startniveau neer, waarna je continu blijft ontwikkelen en verbeteren.

5S werkt met, je raadt het al, vijf stappen: Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, Steunen. Ga je 5S toepassen, dan doorloop je per afdeling, werkplek of proces deze route om je doel te behalen. Liefst allemaal op dezelfde dag!

5S methode Infographic betekenis 5S

De betekenis van de 5S’en

Scheiden; het wegnemen van alle spullen, materialen en gereedschappen die niet dagelijks worden gebruikt.
Schikken; het op de juiste plek zetten van de overgebleven materialen. Het proces of de handeling bepaalt de juiste plek, zo minimaliseren we bewegen en zoeken, maar ook duidelijkheid in de processen.
Schoonmaken; schoonmaken van de werkplek en de materialen. Duidelijke afspraken hierover formuleren.
Standaardiseren; Vastleggen waar alle materialen en gereedschappen thuishoren, en vastleggen van alle gemaakte afspraken.
Steunen; 5S in stand houden en wekelijks nóg beter worden.

Lees hier verder wat je doet bij elke stap en hoe ze samenhangen.

Voorbeelden van de 5S methode

Eerst eens bekijken hoe het werkt? Hiernaast zie je een timelapse van een 5S-dag in 1 minuut. We zijn begonnen om 07.00u en waren klaar om 16.00u. Alle 5S’en zijn doorlopen en het resultaat mag er wezen!

Het belangrijkste op een 5S dag is het wegnemen van verspillingen, het inrichten op basis van de processen en het standaardiseren. Concreet houdt dat in:

Orde, netheid en visueel overzicht van de te repareren zaken
Een tijdsbesparing van50% door het toepassen van POUS
Gereedschapsbordjes
Via de 5S methode naar one piece flow
5S zorgt voor visuele afstemming en minder communicatie

Continu verbeteren met de 5S methodeHoe de 5S methode te implementeren?

De 5S methode is eenvoudig te implementeren. Daarna volgt de grootste uitdaging: het in stand houden. Toch is de eerste stap zetten het halve werk. Ons inmiddels bewezen recept werkt als volgt:

5S Training

We leiden eerst een aantal 5S-specialisten op binnen je bedrijf. Zij leren wat Lean is, wat de vijf stappen zijn en hoe je 5S implementeert en in stand houdt. Bij de selectie van deze groep houden we er rekening mee dat het hele bedrijf vertegenwoordigd is, en dat iedere specialist een flinke dosis verbeterdrang bezit.

5S in 1 dag

Het beste resultaat bereik je als alle 5S’en in 1 dag worden ingevoerd. Waarom? Omdat dit  direct zichtbaar is en merkbare resultaten oplevert. Dat werkt motiverend, en voorkomt discussie. 

Sommige bedrijven kiezen ervoor om per S aan de slag te gaan. Toch wordt het in stand houden daardoor lastig. Als je bijvoorbeeld eerst gaat Scheiden en Schikken, en pas later gaat Standaardiseren, loop je de kans dat materialen in de tussentijd weer belanden op de (onhandige) plek waar ze al jaren lagen. Als alles meteen in één dag wordt doorgevoerd en belijnd, zie je meteen of alles op zijn plek staat. Zo voorkom je dubbel werk én bespaar je tijd.

5S dagen uitrollen

We delen de fabriek op in 5S dagen. Dit doen we aan de hand van processen, afdelingen en werkplekken. Het liefst pakken we een geheel productieproces van grondstof tot aflevering; de processen moeten op elkaar aansluiten en zijn afhankelijk van elkaar. Optimalisatie werkt alleen in de totale keten. Als dit niet gaat maken we er kleinere delen van. Waar start je? Zo dicht mogelijk bij de klant en daar waar je het meeste resultaat verwacht te behalen. We plannen de 5S dagen in en zo voeren we de 5S’en in.
Onze manier is om alle medewerkers uit te nodigen. Als wij de 5S’en invoeren doen wij 1 5S dag voor aan de medewerkers en de 5S advisors. De overige dagen worden uitgevoerd door de 5S advisors onder begeleiding van ons.

Door een 5S dag te organiseren zet je een bepaald start niveau neer en vanuit dit startpunt begint het in stand houdingsproces en het continu verbeteren.

De 5S methode in stand houden?

Aan het eind van de dag heb je een prachtig resultaat bereikt. Hoe zorg je dat dat zo blijft? En dat is het ‘m juist; dat is niet het uitgangspunt van 5S. Met 5S streef je juist naar constante verbetering, in plaats van simpelweg in stand houden. Sterker nog, we starten al met verbeteren aan het einde van de 5S dag. 

Samen maken we afspraken over hoe we elkaar gaan aanspreken op gedrag. Ook plannen we wekelijkse evaluatiemomenten aan de hand van het 5S-bord. Dan is de intentie om te blijven verbeteren voor iedereen duidelijk. Door wekelijks samen met je medewerkers te evalueren blijf je in ontwikkeling. Dat gaat soms met vallen en opstaan, maar daar kun je als organisatie veel van leren. Verbeterpunten worden opgeschreven en bijgehouden, zodat elke week de verbeterstatus voor iedereen helder is. Op deze manier worden frustraties voorkomen; ook als een verbeterpunt een tijd stil ligt, weten je medewerkers waar het aan ligt, en dat hun punt niet vergeten is.

Hier een praktijk voorbeeld.

De 5S methode Steunen: werkplekevaluatie
6S methode

De 6S methode

De 6S methode. Een upgrade van de 5S methode? Ja en nee. De zesde S staat voor Safety. Een toevoeging die je soms wel en soms niet hoort. Uiteraard veiligheid staat voorop. Dus daar zeggen we niets over. Maar dan kan je je afvragen, waarom we niet beginnen met deze S van Safety. Je kan je afvragen waarom we een werkplek helemaal opnieuw inrichten en we veiligheid niet gewoon meenemen als onderdeel van de werkplekinrichting. Het zelfde geldt natuurlijk ook voor arbo en milieu en werkplek ergonomie. Als je veiligheid extra in de aandacht wil zetten, voeg dan de zesde S toe. Wil je dat veiligheid normaal is, dan zit het in de 5S’en zelf. Het is een keuze en doet niets af aan de methode.