5S is meer dan alleen maar het structureren van je werkplek. Bij 5S wordt ook de manier van werken, en dan vooral het samenwerkingsproces, grondig onder de loep genomen. Met name bij de stap standaardiseren komen we regelmatig afstemmingsproblemen tegen tussen de verschillende werkplekken en/of processen. Gelukkig zijn deze vaak snel en eenvoudig op te lossen.
Kanban = Visueel bord
Eén van onze oplossingen is het introduceren van een Kanban systeem. Kanban is een Japanse term, waarbij Kan staat voor visueel en Ban voor bord. Interessant, zal je denken, maar wat kan ik daarmee? Nou, daar kun je heel veel mee. Want Kanban is een eenvoudig signaleringssysteem waarmee je snel bepaalt waar, wanneer en hoeveel er iets van een bepaalde grondstof nodig is.
Bestelproblemen op het terras
Even een alledaags voorbeeld om het wat concreter te maken. Stel je voor, je zit lekker op een zonnig terrasje met een groot koud glas cola in je hand. Het is warm, het is gezellig en je hoeft nog niet naar huis, dus je wilt nog een colaatje bestellen. Maar denk je dat de ober je ziet? Echt niet. Hij heeft het druk met van alles en nog wat, behalve met jou. Na veel gekuch en gezwaai weet je eindelijk zijn aandacht te trekken en je bestelt je tweede cola. Eventjes ben je blij, maar bij je derde bestelling begint het hele proces weer opnieuw. Dus stap je uiteindelijk geërgerd op, want dit is geen manier van doen.
Lekker simpel een cola bestellen
Werkte deze bar nu volgens Kanban, dan kreeg je bij je eerste bestelling direct twee cola (Two Bin). Op het moment dat je eerste glas leeg was geweest, pakte je het tweede. Het lege glas was voor de ober dan het signaal om deze weer bij te vullen. Simpeler kan het bijna niet. Zonder afstemmingsproblemen tussen de klant en de ober (lees: leverancier) kun jij als klant net zoveel cola’s drinken als je wilt en dat ook nog eens in je eigen tempo. Bovendien heeft iedereen een goed visueel overzicht van de voorraad.
Kanban toegepast in productie
Ditzelfde principe gebruiken we ook om de voorraden (rawmaterials) te structureren voor de aanlevering binnen het productproces. De magazijnmedewerker loopt meerdere malen per dag over de productievloer en signaleert welke colaglazen (pallets) leeg zijn en vult deze weer aan. Dat is voor hem heel gemakkelijk om te doen, want iedere materiaalsoort heeft zijn eigen Kanbankaart, met daarop het artikelnummer, de naam van het product, de aanleverhoeveelheid en de plek waar het ligt opgeslagen in het magazijn en waar het aangeleverd wordt.
Visueel aanvullen in het magazijn
Het enige dat de magazijnmedewerker dus doet is kijken welke pallets leeg zijn, de Kanbankaarten verzamelen en vervolgens de materialen weer aanvullen. Deze oplossing is zeer doeltreffend en tegelijkertijd zeer eenvoudig te implementeren.
Kanbankaarten als bestelmiddel voor voorraad
De kanban kaarten hebben nog een tweede visuele werking. Als de kaart is weggenomen, dan weet je dat de materialen “in bestelling” zijn. Ligt de kaart er nog, dan is dit nog niet opgemerkt en kan je actie nemen mocht die nodig zijn.
Michiel
